O Sistema Eletrônico de Informações (Sei), ferramenta para gestão eletrônica de processos, já está em funcionamento em todas as unidades administrativas e acadêmicas da Universidade Federal de Mato Grosso (UFMT) desde esta segunda-feira (4). Com o objetivo promover a eficiência administrativa, celeridade dos processos e sustentabilidade, o novo sistema promoverá a extinção da tramitação em papel no prazo de um ano. Além disso, a Universidade também se destaca pelo pioneirismo ao ser a primeira a implantar o módulo de peticionamento eletrônico, que foi desenvolvido pela Agência Nacional de Telecomunicações (Anatel).
A implementação do Sei teve início em dezembro de 2016, com a criação de um grupo de trabalho formado por servidores técnicos-administrativos da Reitoria, da Secretaria de Tecnologia da Informação (STI) e das Pró-reitorias de Administração (Proad), Ensino de Graduação (Proeg), Assistência Estudantil (Prae), de Cultura, Extensão e Vivência (Procev), de Pesquisa (Propeq), de Ensino de Pós-Graduação (Propg) e de Planejamento (Proplan).
“O Sei está contido em um programa de sustentabilidade e agilidade no fluxo de processos”, explica o vice-reitor da UFMT, professor Evandro Soares. “Parte dessa automação é saber o que guardar, por quanto tempo guardar, para onde enviar etc. Ele é algo além da economia de papel, é celeridade e melhoria do serviço público”, acrescenta.
Projeto piloto e capacitação
Desde maio, o Sei já estava disponível em caráter piloto para os servidores que atuam como fiscais de contrato e para as unidades envolvidas no pagamento de notas fiscais de serviço. Tal medida objetivou, além de testar o sistema, verificar o andamento do processo de implementação e identificar erros. Além disso, foi criado um sistema de testes para auxiliar os servidores e oferecidos, desde julho, cursos de capacitação em todos os Câmpus.
Durante o treinamento, os servidores aprenderam as funções principais da nova ferramenta e acompanharam o fluxo completo de tramitação de um processo: criação, inserção de documentos, envio para outras unidades e etapas subsequentes. “Havíamos programado esse curso para quatro horas de duração, mas como a maioria dos servidores já teve contato com o sistema, foi tudo mais simples e conseguimos acabar mais cedo”, disse Thais Bueno, uma das instrutoras do curso.
Pioneirismo
Quem encontrar dúvidas na utilização do Sei pode procurar a sala de suporte do seu campus ou entrar em contato pelo telefone (65) 3313-7380.
A professora Eunice Nunes, secretária de Tecnologia da Informação, destaca outras iniciativas tomadas em preparação para a mudança. Entre elas, o cadastramento dos formulários padrões de cada unidade, com o objetivo de facilitar a adaptação dos usuários, a criação de uma sala de suporte no prédio da STI, com profissionais preparados para tirar dúvidas sobre o novo sistema e o pioneirismo na disponibilização do módulo de peticionamento eletrônico, que permite estudantes e a comunidade externa abrirem processos e acompanharem seu trâmite dentro do Sei.
“Por mais que o sistema já existisse, ele precisou ser adaptado para a nossa realidade, o que exigiu muito esforço do nosso pessoal e demandou uma parceria com todas as unidades acadêmicas e administrativas na hora de cadastrar os processos que tramitam por cada uma delas. Sem isso não teríamos alcançado o sucesso”, observa, explicando que a consulta ao trâmite dos processos é pública.
Fonte: http://www.ufmt.br/
